E-Mail mit eigener Domain einrichten: Optionen im Überblick

Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain richten Sie ein, indem Sie einen Mail-Dienst wählen, dort Postfächer anlegen und den MX-Record Ihrer Domain auf dessen Mailserver zeigen lassen. Zur Wahl stehen die Postfächer aus Ihrem Webhosting-Paket, ein spezialisierter Mail- oder Office-Anbieter, reine Weiterleitungen und ein eigener Mailserver. Für die meisten Nutzer ist eine der beiden ersten Optionen richtig. Grundlagen zu Domains und DNS finden Sie im Bereich Domain und Webhosting.

Warum eine eigene Domain für E-Mail?

Eine Adresse wie kontakt@ihre-domain.de wirkt nicht nur professioneller als eine Freemail-Adresse. Sie macht Sie auch unabhängig: Wechseln Sie den Anbieter, behalten Sie die Adresse, weil sie an Ihrer Domain hängt und nicht am Dienst. Zudem können Sie beliebig viele Adressen und Aliase anlegen, etwa für Bestellungen, Bewerbungen oder einzelne Mitarbeitende.

Die Optionen im Vergleich

Option	Typische Nutzer	Vorteile	Nachteile
Postfächer im Webhosting	Privatpersonen, kleine Firmen, Vereine	Meist im Paket enthalten, eine Rechnung	Begrenzter Speicher, oft einfache Weboberfläche
Spezialisierter Mail-Anbieter	Firmen, Selbstständige mit hohem Mailaufkommen	Großer Speicher, Spamfilter, Synchronisation, Archivfunktionen	Zusätzliche Kosten pro Postfach
Office-Suite mit Mail	Teams, die Kalender, Dateien und Chat gemeinsam nutzen	Alles integriert, gute Apps	Kosten pro Nutzer, Bindung an das Ökosystem
Nur Weiterleitung	Einzelpersonen mit wenig Mailverkehr	Kostenlos oder sehr günstig	Absender beim Antworten oft falsch, Zustellprobleme möglich
Eigener Mailserver	Fachleute mit Serverkenntnissen	Volle Kontrolle	Hoher Aufwand, Zustellbarkeit schwer zu sichern

Postfächer aus dem Webhosting-Paket

Die meisten klassischen Webhosting-Tarife enthalten eine bestimmte Zahl an Postfächern. Sie legen sie im Kundenmenü an und erreichen sie über Webmail oder per IMAP in jedem Mailprogramm. Das ist bequem, hat aber einen Nachteil: Ziehen Sie mit der Website zu einem anderen Hoster, müssen die Postfächer mit umziehen. Prüfen Sie außerdem den Speicherplatz pro Postfach und ob Funktionen wie Kalender oder Kontakte-Synchronisation enthalten sind.

Spezialisierter Mail-Anbieter oder Office-Suite

Reine Mail-Anbieter und Office-Suiten bieten größere Postfächer, ausgefeilte Spamfilter, Synchronisation von Kalender und Kontakten sowie Apps für Smartphone und Desktop. Viele Unternehmen trennen E-Mail bewusst vom Webhosting, damit ein Website-Umzug die Kommunikation nicht berührt. Abgerechnet wird meist pro Nutzer und Monat. Für Unternehmen wichtig: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, daher brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Welche Anforderungen geschäftlich genutztes Hosting außerdem erfüllen sollte, beschreibt der Bereich Webhosting für Unternehmen.

Weiterleitung

Manche Domainanbieter bieten nur Weiterleitungen: Mails an info@ihre-domain.de landen in einem bestehenden Postfach. Für den Empfang funktioniert das, hat aber Grenzen. Antworten gehen meist von der Zieladresse aus, und weitergeleitete Mails können an SPF-Prüfungen scheitern, weil der weiterleitende Server nicht als Absender der ursprünglichen Domain autorisiert ist.

Eigener Mailserver

Ein selbst betriebener Mailserver auf einem VPS ist technisch möglich, aber im Alltag anspruchsvoll. Sie kümmern sich um Spamabwehr, Updates, Verschlüsselung, Backups, Reverse DNS und die Reputation Ihrer IP-Adresse. Schon eine IP-Adresse aus einem Bereich, der früher für Spam genutzt wurde, kann die Zustellung verschlechtern. Für die meisten Betreiber steht der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Einrichtung in fünf Schritten

1. Dienst wählen und Domain hinzufügen: Beim Mail-Anbieter tragen Sie Ihre Domain ein. Häufig verlangt er einen Nachweis per TXT-Record, dass die Domain Ihnen gehört.
2. Postfächer und Aliase anlegen: Legen Sie persönliche Postfächer und Funktionsadressen an. Funktionsadressen wie info@ oder rechnung@ sind oft als Alias oder geteiltes Postfach sinnvoller als als eigenes Konto.
3. MX-Record setzen: Tragen Sie die vom Anbieter genannten Mailserver als MX-Records mit den vorgegebenen Prioritäten ein und entfernen Sie alte MX-Einträge.
4. SPF, DKIM und DMARC ergänzen: Ohne diese Einträge landen Ihre Mails häufiger im Spam oder werden abgelehnt. Die Einrichtung beschreibt der Ratgeber SPF, DKIM und DMARC.
5. Geräte einrichten und testen: Richten Sie Mailprogramme ein, senden Sie Testmails an Adressen bei verschiedenen großen Postfachanbietern und prüfen Sie, ob sie im Posteingang ankommen.

Wie MX-, TXT- und weitere Einträge aufgebaut sind, erklärt der Ratgeber zu den DNS-Einträgen.

Typische Zugangsdaten für Mailprogramme

Protokoll	Zweck	Üblicher Port	Verschlüsselung
IMAP	Abrufen, Mails bleiben auf dem Server	993	TLS
POP3	Herunterladen auf ein Gerät	995	TLS
SMTP (Submission)	Versenden	587	STARTTLS
SMTP (Submission)	Versenden	465	TLS

Die genauen Servernamen nennt Ihr Anbieter. Verwenden Sie immer eine verschlüsselte Verbindung und als Benutzernamen in der Regel die vollständige E-Mail-Adresse.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Unabhängig davon, ob Sie die Postfächer des Hosters oder einen eigenen Mail-Dienst wählen, helfen diese Kriterien beim Vergleich:

• Speicherplatz pro Postfach und ob er zwischen Postfächern geteilt oder fest zugeteilt ist
• Anzahl der Postfächer und Aliase im Tarif und Preis für jedes weitere Postfach
• Spam- und Virenfilter mit Quarantäne, in der Sie fälschlich aussortierte Mails wiederfinden
• Synchronisation von Kalender und Kontakten, falls Sie diese nutzen
• Zwei-Faktor-Anmeldung für Webmail und Verwaltung
• DKIM-Unterstützung für die eigene Domain, damit DMARC funktioniert
• Versandlimits pro Stunde oder Tag, besonders wenn Ihre Website Mails über das Postfach verschickt
• Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
• Export und Import über IMAP, damit ein späterer Wechsel möglich bleibt
• Abwesenheitsnotiz, Filterregeln und geteilte Postfächer für Teams

Kontaktformulare und Systemmails der Website

Ein oft übersehener Punkt sind die Mails, die Ihre Website selbst verschickt: Bestätigungen aus Kontaktformularen, Bestellmails eines Shops oder Passwort-Links. Viele Content-Management-Systeme versenden standardmäßig über die Mailfunktion des Webservers. Solche Mails kommen häufig nicht an, wenn der Webserver nicht in Ihrem SPF-Eintrag steht und nicht mit DKIM signiert. Zuverlässiger ist der Versand über das SMTP-Postfach Ihres Mail-Anbieters oder über einen Dienst für Transaktionsmails, der DKIM für Ihre Domain unterstützt. Als Absender sollte dabei immer eine Adresse Ihrer eigenen Domain stehen, nicht die Adresse des Besuchers, der das Formular ausgefüllt hat. Die Besucheradresse gehört in das Feld für die Antwortadresse.

Wechsel des Mail-Anbieters ohne Mailverlust

Ein Wechsel ist planbar, wenn Sie die Reihenfolge einhalten:

• Postfächer beim neuen Anbieter anlegen
• Bestehende Mails per IMAP-Import oder Mailprogramm übertragen
• TTL des MX-Records rechtzeitig senken
• MX-Record, SPF und DKIM auf den neuen Anbieter umstellen
• Alte Postfächer einige Tage weiter abrufen, weil zwischengespeicherte Einträge noch Mails dorthin leiten
• Nachzügler-Mails ein letztes Mal importieren, dann alte Postfächer kündigen

Sicherheit der Postfächer

Ein übernommenes Postfach ist für Angreifer wertvoll: Über die Funktion „Passwort vergessen“ lassen sich damit oft weitere Konten übernehmen, und gefälschte Rechnungen aus einem echten Firmenpostfach wirken besonders glaubwürdig. Nutzen Sie deshalb für jedes Postfach ein eigenes, langes Passwort, aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung, wo der Anbieter sie anbietet, und entfernen Sie Zugänge ausgeschiedener Mitarbeitender umgehend. Prüfen Sie außerdem gelegentlich, ob in einem Postfach unbekannte Weiterleitungsregeln eingerichtet wurden. Das ist ein typisches Zeichen für einen unbemerkten Zugriff.

Rechtliches für Unternehmen

Geschäftliche E-Mails können steuer- und handelsrechtlich relevante Dokumente sein, etwa Rechnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen. Für sie gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren. Ein Postfach allein ist dafür kein Archiv, weil Mails gelöscht oder verändert werden können. Viele Unternehmen nutzen deshalb eine Archivlösung, die Mails unveränderbar speichert. Klären Sie die Anforderungen für Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.

Fazit

E-Mail mit eigener Domain ist schnell eingerichtet und macht Sie unabhängig vom Anbieter. Für kleine Projekte genügen die Postfächer des Webhosters, Unternehmen trennen E-Mail häufig vom Hosting und nutzen einen spezialisierten Dienst. In jedem Fall gehören neben dem MX-Record auch SPF, DKIM und DMARC dazu, damit Ihre Nachrichten dort ankommen, wo sie hinsollen.